Publication 05/15/2008

Richtig einkaufen

Beschaffungsmanagement. Bis zu 20 Prozent Einsparungspotenzial sehen die Experten der Wiener Spring Procurement bei den Einkaufskosten in vielen Unternehmen. So genanntes „5-Sinne-Management“ ist gefragt.

Maverick Buying heißt jener Begriff, der den Einkäufern in vielen Unternehmen die Schweißperlen auf die Stirne treibt. Er beschreibt nämlich genau jenen Zustand, bei dem der Einkauf keinen Überblick hat, wer im Unternehmen was und wie viel und zu welchen Konditionen bestellt. Eine zumeist teure Unwissenheit, wie die Berater des Wiener Unternehmens Spring Procurement wissen. „Einkäufer können sich nicht um alles kümmern“, nimmt Georg Haas, Geschäftsführender Gesellschafter, seine Klientel ein wenig in Schutz. „Dabei können die Einkaufskosten mit der richtigen Strategie beziehungsweise professioneller Beschaffungsoptimierung um bis zu 20 Prozent gesenkt werden.“ Die durchschnittlichen Einsparungspotenziale liegen laut Haas in der produzierenden Industrie bei sechs bis zwölf Prozent, in Dienstleistungsunternehmen bei 10 bis 20 Prozent und im Handel bei 2 bis 5 Prozent.

Das 5-Sinne-Modell. Das strategische Beschaffungsmanagement, wie es von Spring Procurement gesehen wird, vereint fünf komplementäre Strategien als Basis für die Beschaffungsoptimierung. „Dazu gehören neben dem Lieferantenmanagement die internen Strukturen, als dritter Punkt Qualität und Spezifikation, als Nummer vier die richtige Technologie und fünftens Global Sourcing“, erläutert Haas. Beim Lieferantenmanagement bedarf es einer einfachen Volumenkonzentration zwischen den Geschäftseinheiten, der Bündelung von Lieferanten, eines Beziehungsmanagements, einer Bestpreis-Evaluierung und schließlich einer Make-or-buy-Entscheidung. „Intern muss ein strukturiertes Warengruppenmanagement aufgebaut werden“, sagt Haas. „Darüber hinaus gehören der Einkaufsprozess und die Logistik – aber auch die interne Organisation – verbessert.“ Unter Punkt drei fallen Spezifikationsverbesserungen, Qualitätsanpassungen und Produktverbesserungen und Innovationen. Die Technologie umfasst Werkzeuge für E-Procurement, internetbasierte Lösungen sowie Analyse und Strukturierung bestehender Datenbestände und Datenbanken. „Unter Global Sourcing meinen wir eine Expansion des Lieferantenportfolios und die Nutzung von komparativen Kostenvorteilen“, erläutert Georg Haas weiter.

Der Weg ... Die Umsetzung einer Best-Practice-Beschaffungsoptimierung erfolgt in drei Phasen. „Als ersten Schritt erstellen wir eine Potenzialanalyse, die der Gewinnung relevanter Daten dient“, berichtet der Experte. „Dies erfolgt unter anderem durch die Sammlung von internen und externen Daten, aber auch Interviews. Darüber hinaus werden die optimierbaren Warengruppen und deren Einsparungspotenziale eruiert.“ Diese Phase dauert, je nach Umfang, etwa zwei bis vier Wochen. In der Umsetzungsphase werden laut Georg Haas die in der Potenzialanalyse identifizierten Einsparungspotenziale anhand der fünf Strategiebereiche des Einkaufs realisiert. „Unter anderem werden dabei für die relevanten Warengruppen Ausschreibungen durchgeführt, Preise verhandelt, aber auch Prozesse und Produktspezifikationen optimiert“, sagt Haas. „Wesentlich ist dabei eine offene Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Unternehmens.“

Das Ziel ... Wichtigstes Ziel der gesamten Arbeit sind langfristige und nachhaltige Einsparungen. Dazu bedarf es der Stufe drei: Das Projekt-Follow-up konzentriert sich auf das Beschaffungscontrolling, also den Aufbau eines Systems zur Qualitäts-, Logistik-, Kosten-, Lieferanten- und Markensteuerung im Einkauf. Darüber hinaus bedarf es einer Fortschrittskontrolle langfristiger Elemente. Weitere Punkte, wie etwa eine jährlich erfolgende Überprüfung der Ergebnisse, sind auch denkbar. „Manche Kunden wollen mit uns gemeinsam abklären, ob ihre Verträge noch stimmen, ob die Qualität passt oder auch der Preis“, weiß Georg Haas aus der täglichen Praxis. Die qualitativen Verbesserungen im Einkauf sollen neben den finanziellen Einsparungen aber nicht vergessen werden. So gehört zu den daraus resultierenden strategischen Vorteilen unter anderem auch die Erhöhung der Versorgungssicherheit durch Global Sourcing, ein höherer Stellenwert des Einkaufs im Unternehmen und ein Lieferantenerhaltungsgrad von 90 bis 95 Prozent. Bei den operativen Vorteilen sehen die Experten von Spring Procurement, die auch auf ein Expertennetzwerk der Universitäten sowie der TU in Wien und Graz zurückgreifen können, in den sich auftuenden operativen Ressourcen, im topaktuellen Know-how für die Einkaufsabteilung, in der Verbesserung der internen Kommunikation durch die Förderung der Zusammenarbeit der Abteilungen, aber auch durch die Erstellung professioneller Arbeitsunterlagen und das Hinterlassen „echter“ Lieferantenalternativen.

Die Kosten ... Das Wiener Unternehmen arbeitet übrigens sehr erfolgsorientiert. „Wenn eine Einsparung realisiert wird, dann gibt es ein Honorar“, ist sich Georg Haas der Qualität der Beratung sicher. „Die Kosten für die Arbeit orientieren sich außerdem auch an den erzielten Einsparungen.“ Das abschließende Rechenmodell (eine Beispielrechnung für 10 % Umsatzrendite und 60 % Einkaufkostenanteil im Endproduktpreis) kann sich auch sehen lassen. So hat die Reduktion der Einkaufskosten um nur 3 Prozent laut Haas den gleichen Einfluss auf das EBIT wie eine Umsatz-/Verkaufssteigerung von 18 Prozent – und: „Die 9-prozentige Senkung der Einkaufskosten hat denselben Einfluss auf das EBIT wie eine 54-prozentige Umsatzsteigerung.“